Natuurlijk is het belangrijk om je contracten digitaal op te slaan. En als je dan toch bezig bent met scannen, waarom dan niet gelijk met een volledig digitaal doorzoekbare inhoud?
Inscannen met OCR technieken (Optical Character Recognition) Met het oog op de toekomst is het slim om je contracten met OCR technieken (optical charachter recognition) te scannen. Je moet waarschijnlijk toch (een aantal) contracten scannen, dus zoveel extra werk is het niet.
Bij OCR wordt de tekst uit een afbeelding omgezet in bewerkbare tekst. En deze bewerkbare tekst is dan straks te doorzoeken. MochaDocs voorziet in de mogelijkheid om alle contracten en bijlagen in één keer te doorzoeken op een bepaalde karakterset.
Sla alle digitale documenten op in één directory Zorg ervoor dat alle gescande documenten in één directory komen te staan. Voeg daar ook je digitale documenten aan toe. Hierdoor heb je een overzichtelijk beeld van de hoeveelheid documenten. Het maakt niet uit of het om contracten of bijlagen gaat.
