Nu je weet wat je bij elke contractsoort wilt managen, is het tijd om de contracten in Mochadocs in te voeren.
Einddatum en locatie Bij het invoeren van een contract zijn er twee onderdelen die naar de toekomst toe altijd een belangrijke rol spelen:
1. Wat is de einddatum van het contract? 2. Waar kun je het fysieke contract terugvinden?
De bovenstaande onderdelen zijn op elk contract van toepassing. Afhankelijk van het soort contract kun je nog meer taken instellen.
Managen op inhoud Welke onderdelen spelen nog meer een rol bij het rendement van een contract?
Bij een vastgoedcontract (huur) is dat bijvoorbeeld het opvragen van een betaalde borgstelling. Of denk aan een periodieke evaluatie. Meer voorbeelden kun je lezen in het eBook - Contracten Managen op Inhoud.
Belangrijk is dat je met je team van tevoren bedenkt op welke onderwerpen en taken je het contract wilt managen.
Afwijkingen registreren Naast de invoer van voorgedefinieerde informatie uit je contracten is er een grote kans dat je ook fouten of afwijkingen in contracten zult aantreffen. Je kunt deze afwijkingen registreren door een onderwerp aan te maken waarin je de afwijking registreert. Als je dit consistent doet (vaste naam voor het onderwerp in ieder contract) dan heb je aan het einde van de contract management implementatie een volledig overzicht van alle afwijkingen in al je contracten. De moeite waard dus om dit mee te nemen.
PS. Maak gebuik van je leesfunctie (OCR) bij het zoeken in je contract
