Selvfølgelig er det viktig å lagre kontraktene dine digitalt. Og mens du skanner, hvorfor ikke begynne med fullt digitalt søkbart innhold med en gang?
Skanning med OCR-teknikker (Optical Character Recognition) Med tanke på fremtiden er det smart å skanne kontraktene dine med OCR-teknikker (optisk tegngjenkjenning). Du må nok skanne (en del) kontrakter uansett, så det er ikke så mye ekstraarbeid.
OCR konverterer teksten fra et bilde til redigerbar tekst. Og denne redigerbare teksten kan deretter søkes senere. Mochadocs gir muligheten til å søke i alle kontrakter og vedlegg samtidig for et bestemt tegnsett.
Lagre alle digitale dokumenter i én katalog Sørg for at alle skannede dokumenter er plassert i én katalog. Legg også til dine digitale dokumenter. Dette gir deg et klart bilde av mengden dokumenter. Det spiller ingen rolle om det gjelder kontrakter eller vedlegg.
